LÀM SAO ĐỂ QUẢN LÝ QUỸ THỜI GIAN HIỆU QUẢ KHI ĐI DU HỌC

Trong vô vàn những khó khăn thử thách sẽ phải đối mặt khi mới bắt đầu cuộc sống du học thì đây có lẽ là vấn đề đầu tiên dễ nhận ra nhất nhưng lại khó thay đổi chỉ trong một sớm một chiều với hầu hết những bạn trẻ như mình. Ở độ tuổi hai mươi ngày ấy mọi thứ mình làm đều rất hiếm khi đi theo một quỹ đạo trật tự nhất định và chính bởi cái sự tùy hứng “thích lúc nào làm lúc đó” đã không ít lần khiến mình rơi vào tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát. Để tìm ra đâu là hướng giải quyết thích hợp cho vấn đề này thì trước tiên chúng mình hãy tự trả lời hai câu hỏi sau:

- Thứ nhất đặc thù công việc/ngành học của bạn hiện tại là gì? Giữa một người chỉ học với một người phải cân bằng cả hai việc học và làm cùng lúc hoặc giữa một nghiên cứu sinh và một sinh viên học tiếng năm đầu chắc chắn có những khác biệt cơ bản trong tính chất cũng như mức độ ưu tiên cho khối lượng công việc cần làm trong một ngày nên cách phân chia thời gian của mỗi người cũng không thể đồng nhất như nhau.

- Thứ hai bản thân bạn thích ứng tốt nhất với điều gì? Ví dụ bạn là tuýp người luôn tràn đầy năng lượng vào buổi sáng hay chỉ giữ được đầu óc tỉnh táo tập trung hết mức có thể khi về khuya? Bạn dễ học tập và làm việc hiệu quả trong một môi trường không tiếng ồn hay cần phải có chất xúc tác từ bên ngoài để duy trì được cảm hứng làm việc liên tục cho bản thân? Bạn thường chú tâm giải quyết lần lượt từng việc một hay có khả năng làm xen kẽ nhiều việc cùng lúc? Mỗi một nhu cầu khác nhau cũng ảnh hưởng phần nào đến việc định hình phương pháp quản lý thời gian của từng người.

Sau khi đã xác định được hai yếu tố trên thì dưới đây là một số phương pháp mà mình đã áp dụng thành công từ trước đến nay, tùy vào hoàn cảnh môi trường sống cũng như khả năng thích ứng của mỗi người để chúng mình cân nhắc xem gợi ý nào thực sự hữu ích với bản thân nhé~

1. Luôn xác định rõ một khung giờ cố định để khởi đầu ngày mới

Một trong những đặc quyền đầu tiên khi còn là sinh viên trao đổi là mình không bị gò bó quá nhiều về thời gian học tập trên trường lớp cộng thêm việc không có đi làm thêm nên gần như mình luôn dư dả “thời gian trống” cho bản thân. Điều này vừa là một điểm cộng lớn đồng thời cũng có những mặt trái riêng của nó mà điển hình là khi mình dần sinh thói quen nuông chiều bản thân một cách quá mức. Giả như những ngày không có tiết học ở trường mình có thể thức dậy vào bất cứ giờ nào mình muốn, có khi ngủ xả láng đến 2-3 giờ chiều mà không cần màng đến ăn uống. Đổi lại không đêm nào mình có thể duy trì thói quen đi ngủ đúng giờ như đã định, thậm chí thức thâu đêm là chuyện rất thường tình dù có bài vở cần phải giải quyết ngay hay không. Hệ quả của sự vô kỷ luật này là cơ thể mình bắt đầu lên tiếng đình công và dẫu thực tế thời gian trống của mình có nhiều bao nhiêu so với bạn bè chăng nữa thì mình lại luôn là người không ngừng than vãn về chuyện “Tại sao chỉ có hai mươi tư giờ mỗi ngày?”. Nên nếu muốn tránh tình trạng tương tự như trên thì việc đầu tiên là cần tự đặt ra một khung giờ cố định để bắt đầu ngày mới. Cứ thử làm một phép so sánh đơn giản giữa việc bạn thức dậy vào 6-7 giờ sáng với một bên là 12 giờ trưa thì lựa chọn nào sẽ giúp bạn hạn chế được tối đa khoảng “thời gian chết” trong ngày đồng nghĩa thời gian dành cho việc học tập cũng như những nhu cầu thiết yếu khác tăng lên và nhờ đó hiệu suất công việc có thể đạt được trong ngày cũng cải thiện đáng kể hơn? Câu trả lời chỉ có một thôi phải không nào?

Nhưng nếu bạn đã cố gắng mà vẫn không thể thực hiện đúng theo khung giờ đã định sẵn đó thì một tip nhỏ kèm theo là hãy thử thay đổi phương thức bắt đầu một ngày bằng việc mình yêu thích. Tức thay vì đều đặn mỗi sáng chỉ lặp đi lặp lại đúng từng ấy việc nhàm chán thì bạn nên ưu tiên đâu mới là thứ có thể đem lại nguồn năng lượng tích cực cũng như tiếp thêm động lực để bạn sẵn sàng cháy hết mình cho cả một ngày dài đang chờ phía trước. Như cá nhân mình sẽ luôn dành ba mươi phút đến một tiếng buổi sáng để viết nhật ký hoặc chia sẻ về những gì đã đang diễn ra trong cuộc sống thường nhật của mình trên trang blog cá nhân bởi viết lách là thứ duy nhất giúp mình giữ được sợi dây kết nối với thế giới xung quanh và dần dần chuyện thức dậy mỗi sáng không còn là điều gì quá khó khăn đối với mình như trước kia nữa.

2. Tập ghi chép kế hoạch cụ thể vào sổ tay

Nếu có theo dõi các bài viết trên K.I.O.S trong thời gian gần đây thì chắc hẳn bạn đã quá quen với cụm từ “ghi chép” này rồi. Ở đây mình không nhắc lại về những lợi ích mà thói quen này có thể mang lại trong việc quản lý thời gian nữa mà sẽ đi vào cụ thể hơn cách thức ghi chép thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất :

- Thay vì chỉ tổng hợp đơn thuần toàn bộ công việc phải làm trong ngày/tuần thì hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống, nhất là đối với đầu mục nào quan trọng có thể đánh dấu bằng highlight. Điều này sẽ giúp mình hình dung rõ hơn đâu là việc cần được hoàn thành trước tiên để tập trung và phân bổ thời gian cho hợp lý. Tránh tình trạng việc quan trọng nhất thì lại bị bỏ sót hoặc không kịp làm xong khi đã hết ngày.

- Luôn dành ra một khoảng thời gian nhất định trong ngày để rà soát lại tiến độ thực hiện công việc, xem cái nào mình đã hoàn thành rồi cái nào chưa hoặc vẫn đang làm dở.

- Khi đã hoàn thành xong toàn bộ công việc trong danh sách đề ra rồi chúng mình cũng nên ghi nên đánh giá ngắn gọn để xem công việc mình thực hiện có thực sự hiệu quả. Qua việc đánh giá này chúng mình cũng có thể biết được cách sắp xếp thời gian cũng như thứ tự ưu tiên mà bản thân đã đặt ra lúc đầu có phù hợp hoặc cần phải điều chỉnh lại chỗ nào hay không để mà rút kinh nghiệm xử lý tốt hơn ở những lần sau.

3. Mỗi kế hoạch đều cần gia hạn thời gian hoàn thành

Ngày trước mỗi khi gần đến giai đoạn thi cuối kỳ mình luôn dành ra khoảng một đến hai tuần trước đó để lên kế hoạch chuẩn bị tài liệu cho các bài báo cáo cần phải viết với mong muốn đầu tư thêm càng nhiều thời gian sẽ đổi lại được chất lượng bài vở tốt nhất có thể. Nhưng với kiểu làm việc cảm tính như mình thì dù có dự trù sẵn một mốc thời gian ôn tập dài cỡ nào thì đến gần sát ngày thi mình vẫn trong tình trạng “vắt chân lên cổ chạy” khi mà mỗi môn vẫn ngổn ngang cả đống việc chưa được giải quyết hết. Cách duy nhất để trị dứt điểm được tình trạng này là tự mình đặt ra deadline cụ thể cho từng đầu mục công việc, vừa dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện đồng thời cũng là bàn đạp thúc đẩy tinh thần trách nhiệm vì một mục tiêu nào đó của bản thân. Nhưng để có thể đáp ứng đúng thời hạn chúng mình cũng không được bỏ qua hai yếu tố quan trọng sau :

- Tính khả thi. Một deadline khả thi là phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế cũng như tùy thuộc vào năng lực của người đề ra nó. Bởi nếu đưa ra thời hạn hoàn thành quá gấp gáp hoặc yêu cầu quá cao so với khả năng chuyên môn mình có thể làm được sẽ vô tình tự tạo áp lực tinh thần rất lớn cho bản thân mà kết quả thu lại cũng không thể tốt như mong đợi.

- Không tạo ra quá nhiều hạn deadline cùng một lúc. Nếu càng cố gắng hoàn thành tất cả mọi việc cùng một lúc thì chỉ càng vắt kiệt sức lao động của bạn mà thôi nhất là khi không thể đảm bảo chất lượng giữa các công việc đều được đồng nhất. Vậy nên thay vì dồn một lượng lớn deadline chồng chéo lên nhau thì phân chia một cách khoa học mới đem lại hiệu quả đáng kể hơn đó.

4. Từ bỏ thói quen xấu

Cá nhân mình là người dễ nuông chiều theo cảm xúc hoặc hay bị tác động bởi những yếu tố ngoại cảnh và cả hai điều này đều là nguyên nhân sâu sa dẫn đến sự thất bại trong việc nỗ lực làm chủ thời gian của chính mình. Một lời khuyên chân thành dành cho những ai cũng gặp vấn đề tương tự như mình là hãy thử bắt đầu từ việc theo dõi hoạt động hàng ngày của bản thân. Khi có cái nhìn bao quát về khoảng thời gian phân chia cho các hoạt động khác nhau diễn ra trong ngày chúng mình sẽ tìm ra được đâu là thói quen đang làm mình lãng phí thời gian nhất, để từ đó giảm thiếu yếu tố gây xao nhãng xuống mức thấp nhất có thể hoặc loại bỏ nó ra khỏi cuộc sống của mình bằng cách thay thế sang một thói quen tốt hơn. Như vậy không chỉ loại bỏ được thói quen xấu mà còn thay đổi khoảng “thời gian chết” thành thời gian hữu ích.

Ví dụ thay vì mất đến 1/3 thời gian trong ngày chỉ để lướt các trang mạng xã hội thì chúng mình có thể kiểm soát thời gian sử dụng bằng cách mỗi ngày giảm từ ba mươi phút đến một tiếng đồng hồ cho đến khi đạt được định mức phù hợp hay tận dụng nó cho việc học ngoại ngữ thông qua các app, trang web hỗ trợ học trực tuyến. Hoặc thay thế bằng các hoạt động giải trí lành mạnh khác như đọc sách, tham gia sinh hoạt trong các câu lạc bộ để vừa phát triển kỹ năng lẫn mở rộng các mối quan hệ xã hội, trải nghiệm văn hóa ở nơi mình đang sống vv...vv..... Chỉ cần một chút thay đổi nhỏ thôi cũng đã giúp chúng mình quản lý quỹ thời gian của bản thân một cách có khoa học và hiệu quả hơn rất nhiều đó.